Prosjekter og arbeidspakker
Et prosjekt i Kerna har egen økonomisk struktur, tilgang og historikk. Prosjektet deles inn i arbeidspakker som følger nivået prosjektet faktisk styrer på.
Prosjektets mva.-grunnlag fastsettes ved opprettelse og vises i prosjektlisten og prosjektinnstillingene. Les om grunnlaget for økonomitallene.
Arbeidspakkene danner prosjektets nedbrytningsstruktur (PNS). Strukturen kan følge fag, leveranser, kontrakter, ansvar eller andre konkrete områder.
Arbeidspakken er prosjektstrukturens eneste økonomiske identitet. Den er også ankeret for tilgang og historikk. En ordinær arbeidspakke kan bære budsjett, prognose, forpliktet og påløpt uten at dere klassifiserer den på forhånd. Estimat og Omtvistet kan bare føres på en Endring.
Enkel prosjektoppfølging
Enkel prosjektoppfølging forenkler oppfølging av budsjett, forpliktet, påløpt og endringer ved å ta bort prognose og periodisering. Dere får færre opplysninger å vedlikeholde, men mindre støtte til å styre forventet sluttkost og kostnadsutvikling over tid. Uten prognose kan dere ikke sammenligne forventet sluttkost med budsjettet. Uten periodisering kan dere ikke sammenligne påløpte kostnader med planlagt kostnadsutvikling.
Når Standard-modulen Full prosjektstyring er aktiv, kan dere velge mellom enkel oppfølging og full styring. Full styring er forhåndsvalgt. Organisasjonsadmin kan kreve full styring for nye prosjekter. Da er enkel oppfølging ikke valgbart. Uten aktiv modul bruker nye prosjekter enkel oppfølging.
Et enkelt prosjekt har ordinære arbeidspakker på ett nivå. De kan ikke deles i underarbeidspakker. Endringer hører direkte til en ordinær arbeidspakke og har ingen underliggende arbeidspakker. Prosjektet starter med én reserve og kan ha maksimalt én aktiv reserve. PNS-maler brukes ikke, heller ikke maler med bare ett nivå.
Prognose beregnes ikke fra andre beløp. Enkel oppfølging viser derfor heller ikke prognosesignaler eller sammenligninger mot prognose i grafer og rapporter. Et enkelt prosjekt kan ikke inngå i en portefølje.
Deaktivering av Full prosjektstyring stopper nye fulle prosjekter og oppgradering av enkle prosjekter. Eksisterende prosjekter beholder sitt nivå og kan fortsatt brukes med samme funksjoner.
En bruker med rettigheten Styre prosjektoppsett kan utvide prosjektet til full prosjektstyring når modulen er aktiv. Overgangen krever bekreftelse og kan ikke reverseres. Tidspunkt og aktør lagres i historikken. Budsjett, forpliktet, påløpt, endringer og tidligere historikk beholdes. Dere må selv registrere prognose og periodisering etterpå. Prosjektet kan da få flere strukturnivåer og inngå i porteføljer når porteføljemodulen er aktiv.
Struktur og additiv økonomi
I full prosjektstyring kan en arbeidspakke ha egne beløp og beløp fra underliggende arbeidspakker. Σ markerer bare opprullede beløp.
Et opprullet beløp er arbeidspakkens eget beløp pluss beløpene fra underliggende arbeidspakker. Arbeidspakkens eget beløp vises uten Σ. Samme regel gjelder separat for hver pengetype og på alle nivåer i arbeidspakketreet. Estimat og omtvistet kan bare komme fra endringer.
Prosjektet kan derfor starte med en grov struktur og bryte den ned senere. En arbeidspakke kan ha egne beløp samtidig som arbeidspakkene under har sine beløp. Kerna viser egne og underliggende beløp separat. Dermed teller hver økonomiske hendelse bare én gang.
Prosjektbyggeren
Prosjektbyggeren samler arbeidspakkestrukturen og arbeidspakkenes egne beløp i én flate. Hver rad representerer én arbeidspakke og viser dens eget budsjett, forpliktet og påløpt. Full prosjektstyring viser også prognose. Summer på foreldre inkluderer bidragene fra arbeidspakkene under, mens påløpt er skrivebeskyttet og følger bokførte bilag.
Totalbudsjettet er kontrollen for prosjektets samlede budsjett. Forskjellen mellom totalbudsjettet og det som er lagt på ordinære arbeidspakker og reserver, vises som Budsjett til fordeling. En negativ rest betyr at mer er fordelt enn prosjektets totalbudsjett.
Arbeidspakkens detaljer utfyller raden med type, plassering, arbeidsstatus, beskrivelse, kontraktopplysninger og periodisering. Endringer i struktur og økonomi behandles samlet, slik at oppsummeringen kan vise konsekvensene før de blir en del av prosjektets sporbare historikk.
Bildet viser en arbeidspakkestruktur med flere nivåer.
Ordinære arbeidspakker kan brukes til struktur og økonomisk styring på samme tid. Kontraktopplysninger er valgfrie opplysninger på arbeidspakken, ikke en egen økonomisk identitet.
En Endring er en arbeidspakke med ekstra opplysninger for status, nummer og beslutningsgrunnlag. Endringen kan ha eget budsjett og egen prognose. Statusen styrer om endringsbeløpet føres som Estimat, forpliktet eller Omtvistet. Pengene og historikken ligger fortsatt på arbeidspakken.
En Reserve holder tilbake budsjett for risiko og usikkerhet. Kostnader føres ikke direkte mot reserven. Prosjektet flytter først budsjettet til en ordinær arbeidspakke.
Nedbrytningen viser arbeidspakkens eget beløp og det opprullede beløpet hver for seg. Det gjør det mulig å forklare både eget beløp og summen for hele delen av prosjektet.
Reserver og budsjett til fordeling
Reserve er en uforanderlig egenskap på en arbeidspakke som holder tilbake budsjett. En reserve kan bare bære budsjett. I full prosjektstyring kan reserver ha underliggende reserver, men ikke ordinære arbeidspakker.
Budsjett til fordeling er prosjektets unike arbeidspakke for budsjett som ennå ikke er fordelt. Den ligger på rotnivå, har ingen underliggende arbeidspakker og kan bare bære budsjett.